Retour de vacances : le casse-tête des mails accumulés !

Le 13/08/2024 0

Vous étiez en vacances mais pas votre boite mail ? Résultat : plusieurs centaines de mails à traiter et une furieuse envie de repartir en courant ! Allez courage, on vous partage quelques astuces pour un atterrissage tout en douceur...

Dès votre retour, (après avoir raconté vos vacances à la machine à café, parce que ça, c'est LA priorité !), bloquez quelques heures dans votre agenda pour vous consacrer à la gestion des mails.

1.PREMIER SURVOL "Triage".

Ouvrez votre boîte de réception et commencez par trier les messages. Identifiez les urgents, importants et ceux qui peuvent attendre.

Soyez ME-THO-DI-QUE !

2.SECOND PASSAGE Utilisation de la méthode "Inbox Zero" :

Répondez rapidement : Pour les mails simples, répondez immédiatement si cela ne prend pas plus de 2 minutes.

Déléguez si nécessaire : Si certains mails peuvent être traités par un collègue, n’hésitez pas à leur transférer.

Archivez ou supprimez : Les mails qui ne nécessitent pas de réponse, direction poubelle !

Réponses par lot : Regroupez les mails similaires et répondez-y en une seule fois pour gagner du temps.

3.TROISIEME ESCALE : à ce stade, on vous conseille un petit café (non, pas de mojito au boulot !) et focus sur la suite !

Créez une liste de tâches : Identifiez les actions à entreprendre suite à vos réponses et mettez-les dans votre liste de tâches

Mettez à jour votre calendrier : Intégrez les délais ou les rendez-vous mentionnés dans les mails pour ne rien oublier.

Communiquez positivement : + de 3 mails du même expéditeur, il vaut sans doute mieux l'appeler !

4.PREVISON DU PROCHAIN VOYAGE

Préparation avant congés :

Organisez votre boîte de réception : Créez des dossiers ou des étiquettes pour classer les mails par projet ou par priorité.

Activez les réponses automatiques: Informez vos contacts de votre absence et indiquez quand vous serez de retour, en précisant que vous traiterez leurs messages à votre retour.

Déléguez pendant votre absence.

Demandez à vos proches collaborateurs de vous préparer un seul "mail de retour", compilant toutes les infos au fur et à mesure qu'elles arrivent. En relisant ce mail avant de l'envoyer, ils en effaceront une grande partie qui ne sera juste plus d'actualité. Pensez à appliquer vous-même ce système !